Es ist 23 Uhr und Sie sitzen immer noch an Ihrem Schreibtisch. Sie arbeiten seit Stunden ohne Unterbrechung, aber Sie haben das Gefühl, dass Sie mit dem Papierstapel nicht vorankommen. Sie sind nicht allein – viele Personen haben mit Prokrastination zu kämpfen. Aber es gibt Möglichkeiten, sie zu überwinden und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
In diesem Artikel werden wir einige der besten Tipps zur Überwindung der Prokrastination und zur rechtzeitigen Fertigstellung Ihrer Arbeitsprojekte vorstellen. Lesen Sie also weiter, um zu erfahren, wie Sie mehr aus sich herausholen und die Prokrastination endlich überwinden können!
1. Die Wissenschaft der Prokrastination
Ertappen Sie sich manchmal dabei, dass Sie Aufgaben aufschieben, von denen Sie wissen, dass sie erledigt werden müssen? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Laut einer Studie aus dem Jahr 2006 bezeichnen sich 20% der Menschen als chronische Zauderer. Aber warum tun wir das? Und was noch wichtiger ist, wie können wir es überwinden? Schauen wir uns das einmal genauer an.
Was ist Prokrastination oder Aufschieberitis genau?
Die Psychologie der Prokrastination ist recht komplex, und die Gründe warum wir bestimmte Aufgaben aufschieben und unsere psychische Wohlbefinden negativ beeinflussen können unterschiedlich sein.
Prokrastination wird oft als die Angewohnheit beschrieben, wichtige Aufgaben zu verzögern oder aufzuschieben, obwohl wir wissen, dass sie erledigt werden müssen. Viele Experten sind jedoch der Meinung, dass Prokrastination mehr als nur eine schlechte Angewohnheit ist - sie hat ihre Wurzeln in psychologischen Faktoren wie Angst und Perfektionismus.
Ein weiterer häufiger Grund ist das, was Psychologen "Aufgabenaversion" nennen. Diese tritt auf, wenn wir negative Gefühle mit bestimmten Aufgabe verbinden. Wenn Sie sich zum Beispiel jedes Jahr vor der Steuererklärung fürchten, schieben Sie diese unangenehme Aufgaben vielleicht bis zur letzten Minute auf, weil Sie den Stress und die Angst, die damit verbunden sind, nicht auf sich nehmen wollen.
Es gibt auch das so genannte "Ich mache es einfach später"-Syndrom. Diese Ausrede tritt auf, wenn wir uns einreden, dass wir genügend Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen, auch wenn das vielleicht gar nicht der Fall ist. Oftmals führt dies dazu, dass wir Aufgaben aufschieben, bis sie zu Notfällen werden. Und jeder, der schon einmal eine dringende Deadline hatte, weiß, dass der Versuch, eine Aufgabe unter solchem Druck zu erledigen, selten ideal ist.
Die neurologischen Wurzeln der Prokrastination
Wenn wir prokrastinieren, sabotieren wir buchstäblich unsere eigene Fähigkeit, uns zu konzentrieren. Das liegt daran, dass der Teil unseres Gehirns, der für die Exekutivfunktionen zuständig ist - der präfrontale Kortex - auch für die Regulierung unserer Emotionen verantwortlich ist. Wenn wir wegen einer Aufgabe gestresst oder ängstlich sind, schaltet dieser Teil unseres Gehirns in den "Kampf- oder Flucht"-Modus und beginnt, Stresshormone wie Adrenalin und Cortisol auszuschütten. Diese Reaktion soll uns eigentlich helfen, mit kurzfristigen Bedrohungen umzugehen. Wenn sie jedoch ständig durch langfristige Aufgaben ausgelöst wird (wie die Präsentation, die Sie nächste Woche halten müssen), führt sie schließlich zu Entscheidungsmüdigkeit und beeinträchtigt unsere Fähigkeit, uns auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
Wenn Sie sich das nächste Mal dabei ertappen, dass Sie ein Projekt oder eine Aufgabe aufschieben, machen Sie sich nicht verrückt, sondern denken Sie daran, dass Sie nicht allein sind. Aufschieben ist ein weitverbreitetes Problem mit neurologischen Wurzeln. Aber wenn Sie verstehen, warum Sie prokrastinieren, und einige einfache Strategien anwenden, können Sie alles überwinden und wieder in die Spur kommen. Diese Strategien möchten wir uns genauer ansehen.
2. Wie Sie den Kreislauf der Prokrastination durchbrechen
Jeder hat von Zeit zu Zeit mit Aufschieberitis zu kämpfen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie Aufgaben und Tätigkeiten regelmäßig aufschieben, ist es wichtig, dass Sie etwas unternehmen. Unkontrolliertes Aufschieben kann zu einer Gewohnheit werden, die schwerwiegende Folgen für Ihre Karriere und Ihr Privatleben haben kann und zu Stress und Frustration führt. Zum Glück gibt es einige einfache Tipps, die Sie unternehmen können, um den Kreislauf der Prokrastination zu durchbrechen und wieder in die Spur zu kommen.
Setzen Sie sich realistische Ziele und Fristen um das Aufschieben zu vermeiden.
Der erste Schritt, um das Problem der Gewohnheit der Prokrastination zu durchbrechen, besteht darin, sich realistische Ziele und Fristen zu setzen. Das bedeutet, dass Sie sich Ihr Tätigkeiten ansehen und feststellen, wie viel Sie realistischerweise an einem Tag oder in einer Woche schaffen können. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht (SMART) sind. Klare Ziele helfen Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist, damit Sie nicht von großen Aufgaben oder langfristigen Projekten überwältigt werden, die keinen Aufschub dulden.
Erstellen Sie einen Aktionsplan und arbeiten Sie kontinuierlich daran
Jetzt, da Sie sich realistische Ziele und Fristen gesetzt haben, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan zu erstellen. Dieser Plan sollte sowohl kurzfristige Ziele für tägliche Aufgaben als auch langfristige Pläne für größere Projekte enthalten. Es ist wichtig, dass dieser Plan realistisch ist, denn sonst wird es schwierig sein, ihn auf Dauer einzuhalten. Beginnen Sie damit, große Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen, die leichter zu bewältigen sind. So können Sie sich nicht überfordern und bleiben motiviert, wenn Sie auf die Erledigung der einzelnen Aufgaben
Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Aufgaben auf
Wenn Sie große Aufgaben in kleinere unterteilen, sind sie leichter in eine To-do-Liste je nach Thema zu bewältigen. Anstatt ein großes Projekt vor sich zu haben, konzentrieren Sie sich darauf, jede To-dos Schritt für Schritt zu erledigen, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Dies wird auch dazu beitragen, Ihre Motivation aufrechtzuerhalten, während Sie jeden Teil des Projekts aus der To-do-Liste abschließen.
Wenn Sie große Aufgaben in kleinere unterteilen, können Sie außerdem leichter Prioritäten setzen, sodass dringende Arbeiten zuerst erledigt werden, während längerfristige Projekte aufgeschoben werden, bis sie am dringendsten benötigt werden.
Und schließlich hilft die Unterteilung großer Aufgaben in kleinere Aufgaben dabei, sicherzustellen, dass bei der Fertigstellung nichts vergessen oder übersehen wird – so wird gewährleistet, dass alle Teile des Projekts ordnungsgemäß abgeschlossen werden, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen.
Prokrastinieren kann eine unglaublich zerstörerische Angewohnheit sein, wenn sie unkontrolliert bleibt. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, diesen Kreislauf zu durchbrechen, bevor er sich in Ihrem Verhalten verfestigt. Indem Sie sich realistische Ziele und Fristen setzen und einen Aktionsplan für die Erreichung dieser Ziele erstellen, können Sie sich auf das konzentrieren, was zu tun ist, ohne sich von größeren Aufgaben oder langfristigen Projekten überwältigt oder frustriert zu fühlen.
Wenn Sie ebenso große Aufgaben in kleinere unterteilen, sind sie leichter zu bewältigen, und es wird sichergestellt, dass bei der Erledigung nichts übersehen wird – so wird Ihr Vorhaben zum Erfolg! Wenn Sie diese Strategien über einen längeren Zeitraum hinweg konsequent anwenden, können Sie schlechte Gewohnheiten, die mit dem Aufschieben von Aufgaben verbunden sind, ablegen, sodass die Produktivität an jedem Arbeitstag hoch bleibt!
4. Finden Sie ein Zeitmanagementsystem, das für Sie funktioniert
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem Zeitmanagementsystem, das für Sie funktioniert, besteht darin, Ihre Ziele zu definieren. Was wollen Sie in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder im nächsten Jahr erreichen? Sobald Sie eine klare Vorstellung von Ihren Zielen haben, können Sie sich auf die Suche nach einem System machen, das Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen.
2. Verfolgen Sie Ihre Zeit
Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, müssen Sie im nächsten Schritt Ihre Zeit erfassen. So können Sie feststellen, wo Sie die meiste Zeit verbringen und wo Sie Zeit einsparen können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Zeit zu erfassen, z. B. mit einer Zeiterfassungs-App oder mit einem Zeitprotokoll.
3. Identifizieren Sie Zeitfresser
Nachdem Sie Ihre Zeit ein oder zwei Wochen lang erfasst haben, sollten Sie anfangen, Muster zu erkennen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie Ihre größten Zeitfresser identifizieren. Zu den häufigsten Zeitfressern gehören soziale Medien, Fernsehen und das Surfen im Internet. Sobald Sie Ihre größten Zeitfresser identifiziert haben, können Sie nach Möglichkeiten suchen, diese zu beseitigen.
4. Finden Sie ein System, das für Sie funktioniert
Es gibt eine Reihe verschiedener Zeitmanagementsysteme, daher ist es wichtig, eines zu finden, das für Sie geeignet ist.
Ein wirksamer Ansatz ist die Time-Boxing-Methode. Dabei wird für jede Aufgabe eine feste Zeitspanne festgelegt, und dann wird so lange gearbeitet, bis der Timer abgelaufen ist. Dies kann dazu beitragen, Ihre Aufmerksamkeit zu fokussieren und zu verhindern, dass Sie sich ablenken lassen.
Eine weitere nützliche Technik ist die Pomodoro-Technik. Dabei stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und arbeiten an einer Aufgabe, bis der Timer abgelaufen ist. Dann machen Sie eine fünfminütige Pause, bevor Sie die nächste 25-minütige Sitzung beginnen.
Die GTD-Methode von David Allen ist ebenfalls hilfreich und besonders durchdacht. Dabei werden Aufgaben in kleine, überschaubare Schritte aufgeteilt. Indem Sie die Dinge Schritt für Schritt angehen, können Sie Fortschritte machen, ohne sich überfordert zu fühlen.
5. Machen Sie es sich zur Gewohnheit
Wenn Sie ein System gefunden haben, das für Sie funktioniert, ist es wichtig, dass Sie es zur Gewohnheit machen. Das geht am besten, indem Sie sich jeden Tag oder jede Woche etwas Zeit nehmen, um Ihre Aufgaben zu planen und Ihre Zeit einzuteilen. Versuchen Sie, dies möglichst jeden Tag zur gleichen Zeit zu tun, damit es Teil Ihrer Routine wird.
6. Einstellen und anpassen
Auch das beste Zeitmanagementsystem wird nicht auf Anhieb perfekt funktionieren. Sie werden wahrscheinlich einige Anpassungen vornehmen müssen, während Sie sich an das neue System gewöhnen. Seien Sie geduldig und geben Sie sich Zeit, um sich einzuarbeiten. Mit ein wenig Ausprobieren werden Sie schließlich ein System finden, das für Sie gut funktioniert.
7. Seien Sie flexibel
Schließlich sollten Sie bedenken, dass kein Zeitmanagementsystem perfekt ist. Es wird immer Zeiten geben, in denen die Dinge nicht nach Plan laufen. Der Schlüssel dazu ist, flexibel und anpassungsfähig zu sein, wenn die Dinge nicht so laufen wie erwartet. Wenn etwas nicht funktioniert, scheuen Sie sich nicht, den Kurs zu ändern und etwas Neues auszuprobieren.
5. Schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld für sich selbst
Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, ein positives Arbeitsumfeld für sich selbst zu schaffen, um die Prokrastination zu bekämpfen. Ein organisierter und komfortabler Arbeitsplatz kann die Produktivität fördern, während das Setzen von erreichbaren. Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihr Arbeitsplatz ordentlich bleibt, können Sie motiviert bleiben und Selbstdisziplin entwickeln. All diese Dinge zusammen sorgen dafür, dass Sie, auch wenn sich gelegentlich eine Aufschieberitis einschleicht, durch Selbstmotivation auf dem richtigen Weg zum Erfolg bleiben.
1. Organisieren Sie sich
Eine der besten Möglichkeiten, ein positives Arbeitsumfeld für sich selbst zu schaffen, ist, sich zu organisieren. Ein sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz kann Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren und produktiver zu sein, und er kann auch Stress abbauen. Nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen, nicht benötigte Unterlagen abzuheften und den Müll wegzuwerfen.
2. Setzen Sie Grenzen
Es ist wichtig, Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen. Wenn Sie bei der Arbeit sind, sollten Sie sich auf arbeitsbezogene Aufgaben konzentrieren und private Angelegenheiten zu Hause lassen. Das hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und sich nicht von Dingen ablenken zu lassen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Versuchen Sie außerdem, sich regelmäßige Arbeitszeiten zu setzen und diese so gut wie möglich einzuhalten.
3. Machen Sie Pausen
Um produktiv zu bleiben, ist es wichtig, über den Tag verteilt Pausen einzulegen. Verlassen Sie etwa jede Stunde für ein paar Minuten Ihren Schreibtisch und nehmen Sie sich die Zeit, sich zu strecken oder spazieren zu gehen. So vermeiden Sie, dass Sie sich von Ihrer Tätigkeit überwältigt oder ausgebrannt fühlen. Außerdem können Pausen Ihnen helfen, sich neu zu konzentrieren und mit frischer Energie an Ihre Arbeit zurückzukehren.
4. Finden Sie ein Unterstützungssystem
Eine weitere Möglichkeit, ein positives Arbeitsumfeld für sich selbst zu schaffen, besteht darin, sich ein Unterstützungssystem zu suchen. Dabei kann es sich um eine Gruppe von Freunden oder Kollegen handeln, die Sie um Rat oder moralische Unterstützung bitten können. Menschen zu haben, an die Sie sich wenden können, wenn Sie sich gestresst oder überfordert fühlen, kann einen großen Unterschied für Ihr allgemeines Wohlbefinden ausmachen.
5. Priorisieren Sie die Selbstfürsorge
Nicht zuletzt ist es wichtig, der Selbstfürsorge Vorrang einzuräumen, um ein positives Arbeitsumfeld für sich selbst zu schaffen. Das bedeutet, dass Sie sich Zeit für Aktivitäten nehmen sollten, die Sie glücklich machen, und dass Sie sich um Ihre körperliche und geistige Gesundheit kümmern sollten. Wenn Sie sich um sich selbst kümmern, können Sie besser mit Stress umgehen und sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren.
6. Gönnen Sie sich regelmäßig Pausen während des Tages
Regelmäßige Pausen während des Tages sind ein wertvolles Instrument zur Bekämpfung der Prokrastination. Sie erlauben unserem Geist, sich neu zu orientieren, sodass wir uns besser konzentrieren können, wenn wir wieder an die anstehende Aufgabe herangehen. Das Wichtigste ist, sich einen Timer zu stellen und die Pausen kurzzuhalten – ungefähr zehn Minuten sollten ausreichen.
Am besten ist es, wenn Sie diese Pausen nutzen, um sich ganz von der Tätigkeit abzulenken. Gehen Sie spazieren, lesen Sie Ihr Lieblingsbuch oder hören Sie beruhigende Musik – alles, was Ihnen hilft, schnell und effizient neue Energie zu tanken, bevor Sie sich wieder in den Arbeitsmodus stürzen. Regelmäßige Pausen sind wichtig, um auf Dauer produktiv zu bleiben!
1. Pausen können helfen, Stress abzubauen
Einer der wichtigsten Gründe, warum Pausen bei der Arbeit wichtig sind, ist, dass sie helfen können, Stress abzubauen. Wenn wir unter großem Stress stehen, schüttet unser Körper das Hormon Cortisol aus, das sich negativ auf unsere Gesundheit auswirken kann, z. B. durch hohen Blutdruck, Gewichtszunahme und Angstzustände. Regelmäßige Pausen können dazu beitragen, das Stressniveau zu senken und unsere allgemeine Gesundheit zu verbessern.
2. Pausen können die Produktivität steigern
Entgegen der landläufigen Meinung kann das Einlegen von Pausen tatsächlich die Produktivität steigern. Wenn wir Pausen einlegen, ermöglichen wir unserem Gehirn, sich auszuruhen und zu regenerieren, was uns helfen kann, konzentrierter und produktiver zu sein, wenn wir wieder an die Arbeit gehen. Ferner können Pausen dazu beitragen, Burn-out zu verhindern, ein Zustand, der durch körperliche und emotionale Erschöpfung gekennzeichnet ist.
3. Pausen können unsere Laune verbessern
Pausen können auch unsere Stimmung verbessern. Wenn wir uns eine Auszeit von der Arbeit nehmen, haben wir die Möglichkeit, Dinge zu tun, die uns glücklich machen, z. B. Zeit mit der Familie oder Freunden zu verbringen, Hobbys nachzugehen oder uns einfach Zeit für uns selbst zu nehmen. Dies kann dazu beitragen, unsere Stimmung zu verbessern und uns positiver zu stimmen, wenn wir an unseren Arbeitsplatz zurückkehren.
4. Pausen können uns helfen, neue Energie zu tanken
Schließlich ist es wichtig, bei der Arbeit Pausen zu machen, weil sie uns helfen können, neue Energie zu tanken. Lange Arbeitszeiten können sowohl geistig als auch körperlich ermüdend sein. Eine Pause ermöglicht es uns, ein paar Mal tief durchzuatmen und uns zu entspannen, wodurch wir uns erfrischt und wieder arbeitsfähig fühlen.
Fazit
Wir hoffen, dass Sie sich durch die Bereitstellung einiger Taktiken zur Überwindung der Prokrastination gestärkt fühlen, um Ihre Ziele in Angriff zu nehmen. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, härter zu arbeiten, sondern intelligenter. Und wir können Ihnen dabei helfen, genau das zu tun. In unseren Mikrokursen zu Zeitmanagement und Prokrastination finden Sie das nötige Rüstzeug, um in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Lassen Sie nicht zu, dass die Prokrastination Ihrem Erfolg im Wege steht. Fangen Sie noch heute an, diese lästige Angewohnheit ein für alle Mal zu überwinden!
Jean-Claude Leclere ist zertifizierter Experte für digitale Transformation, Innovationsmanagement und New Work. Er ist seit über 10 Jahren Unternehmensberater aus Leidenschaft und Überzeugung und schreibt regelmäßig Blogbeiträge zu aktuellen Themen.
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