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Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Es gibt sehr viele verschiedene Methoden und Werkzeuge im Zeitmanagement. Jede Methode hat ihre individuellen Vor- und Nachteile hinsichtlich Anwendbarkeit und Aufwand. Auch persönliche Vorlieben des Anwenders entscheiden darüber, ob eine Methode eingesetzt wird und funktioniert oder nicht. Es ist also hilfreich, möglichst viele verschiedene Methoden kennenzulernen, um daraufhin die Methode herauszufinden, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Nach dem Timeboxing mit Pomodoro Technik stellen wir Ihnen in diesem Artikel die Eisenhower-Matrix vor.

 

Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix priorisieren

Die Eisenhower-Matrix wird auch Eisenhower-Prinzip genannt. Sie gehört zu den Klassikern des Zeitmanagements und geht auf Dwight D. Eisenhower zurück.

 

Dabei handelt es sich um ein Werkzeug, das durch Priorisierung der anstehenden Aufgaben den Arbeitsalltag effizienter gestaltet. Sie bietet gute Anwendungsmöglichkeiten bei knappen Ressourcen. Die Matrix arbeitet mit zwei Kategorien:

  • Wichtigkeit
  • Dringlichkeit

Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationsmöglichkeiten, die durch die Aufgabentypen A bis D dargestellt werden. Folgende Grafik veranschaulicht wie simpel die Matrix trotz ihrer erstaunlichen Wirkung ist:

 

A-Aufgaben – sehr wichtig und sehr dringend

Bei diesen ist sofortiges Handeln von Ihnen selbst gefordert. Die Aufgaben müssen Sie also direkt heute bearbeiten. Beispiele sind Aufgaben, die Ihre Kompetenz benötigen und dringende Deadlines haben oder entstandene Probleme, die gelöst werden müssen.

 

B-Aufgaben – sehr wichtig aber nicht dringend

Diese Aufgaben sind wichtig und dürfen deshalb nicht aus dem Blick verloren gehen. Das sind zum Beispiel häufig strategische Themen, die gerne auf die lange Bank geschoben werden. Auch wenn sie nicht allzu dringlich sind, sollten Sie sich der Wichtigkeit dennoch bewusst sein und einen verbindlichen Termin zur Erledigung setzen.

 

C- Aufgaben – nicht wichtig aber sehr dringend

Das sind zum Beispiel Routineaufgaben, die erledigt werden müssen. Sie erfordern nicht Ihre besondere Aufmerksamkeit und können deshalb delegiert werden. Die Ausführung sollte aber dennoch von Ihnen überwacht werden.

 

D-Aufgaben – nicht wichtig und nicht dringend

Das sind die Zeitfresser, die wahrscheinlich jeder in seinem Arbeitsalltag hat. Manchmal ist es auch eine willkommene Abwechslung, sich darum zu kümmern, es bringt Sie aber nicht weiter. Am besten lassen Sie diese Aufgaben ganz sein. Wenn sie eventuell später wichtig werden könnten, legen Sie diese ab.

 

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Durch die Anwendung der Matrix ergeben sich folgende Vorteile:

  • Methode ist nicht aufwendig und kann sofort umgesetzt werden.
  • Zeitfresser lassen sich identifizieren.
  • Man erkennt, welche Aufgaben delegiert werden können.
  • Durch die Gewichtung der Aufgaben können Mitarbeiter effizienter eingesetzt werden.

Wie jede Methode hat auch diese Nachteile:

  • Die Einteilung ist manchmal gar nicht so leicht. Wie wichtig ist eine Aufgabe wirklich im Gesamtzusammenhang? Aufgaben können deshalb fälschlicherweise delegiert werden.
  • Im Arbeitsalltag ist trotzdem ein Aufgabenstau wahrscheinlich, weil die Verteilung der Aufgaben nicht gleichmäßig über alle Bereiche ist.
  • Prioritäten können sich verschieben, dafür ist eine Überwachung der Einteilung erforderlich.
  • Die Matrix hat Ihre Grenzen bei sehr komplexen Aufgaben.

 

Fazit

Die Eisenhower-Matrix ist leicht verständlich und kann ohne weiteres Zubehör umgesetzt werden. Im Prinzip genügen Zettel und Stift. Achten Sie allerdings darauf, ob sich Prioritäten im Laufe der Zeit verschieben. Aufgrund verschiedener Wechselwirkungen können Dringlichkeit und Wichtigkeit variieren.

 

Wenden Sie bereits eine Zeitmanagementmethode an oder sind Sie noch auf der Suche nach einem geeigneten Werkzeug? Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam finden wir die bestmögliche Lösung für Sie! Lesen Sie gerne auch unsere weiteren Artikel zu diesem Thema, in denen wir folgende Methoden vorstellen: ALPEN-Methode, Timeboxing mit Pomodoro Technik, Pareto Prinzip.

 

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