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ALPEN-Methode: Zeitmanagement mit Tagesplan

Mögen Sie es schnell und unkompliziert? Dann könnte die ALPEN-Methode Ihnen dabei helfen, Struktur und Effizienz in Ihren Arbeitsalltag zu bringen. Wie bei allen Methoden des Zeitmanagements ist die Voraussetzung einer erfolgreichen Umsetzung, dass Sie frei in der Gestaltung Ihrer Aufgaben und Ihrer Arbeitszeit sind. Wie die ALPEN-Methode funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Was verbirgt sich hinter der ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode wurde von dem Wirtschaftswissenschaftler und Autor Lothar J. Seiwert entwickelt. Die Methode basiert auf einem Tagesplan, der alle anstehenden Aufgaben enthält. Diesen erstellen Sie täglich mit geringem Zeitaufwand. Sie sollten nicht mehr als 15 Minuten darauf verwenden. Hinter dem Akronym verbergen sich folgende Arbeitsschritte:

 

A = Aufgaben des Tages aufschreiben

L = Länge schätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheidungen treffen

N = Nachkontrolle

 

Das bedeutet im Detail:

Der erste Punkt, das Aufschreiben der Aufgaben ist mit der Erstellung einer To-do-Liste vergleichbar. Bedenken Sie dabei alle Aufgaben des Tages, also auch Kleinigkeiten wie zum Beispiel erforderliche Telefonate. Denn auch diese Kleinigkeiten kosten Zeit. Erstellen Sie die Liste entweder zum Feierabend des Vortages oder direkt zu Beginn des Arbeitstages.

 

Sobald die Liste vollständig ist, schätzen Sie wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung jeder einzelnen Aufgabe benötigen werden. Das trägt einerseits zur Steigerung der Effizienz bei, offenbart aber andererseits auch, wenn Sie sich zu viele Aufgaben vorgenommen haben.

 

Nachdem Sie die Dauer der Arbeitszeit geschätzt haben, planen Sie Pufferzeiten ein. Erstens verläuft ein Tag niemals nach Plan. Es gibt immer störende beziehungsweise unvorhergesehene Ereignisse. Zweitens kann es auch sein, dass Sie sich im vorherigen Schritt verschätzt haben, die Bearbeitung der Aufgabe also länger dauert. Als Faustregel gilt, dass Sie 60% der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit fest verplanen und 40% als Pufferzeit reservieren sollten. Auf einen 8-stündigen Arbeitstag bezogen bedeutet dies, dass Sie etwa 5 Stunden verplanen und 3 Stunden Puffer planen. Das klingt auf den ersten Blick viel, ist aber ein realistischer Wert.

 

Entscheidungen treffen heißt, Prioritäten zu setzen. Dies können Sie zum Beispiel mit Hilfe der Eisenhower-Matrix tun. Es wird Tage geben, an denen es unmöglich ist, alle Aufgaben zu erledigen. Sie müssen also entscheiden ob Sie Aufgaben delegieren oder auf den nächsten Tag verschieben können.

 

Die Nachkontrolle erfolgt am Ende des Arbeitstages. Sie ist sozusagen die Qualitätskontrolle der Tagesplanung. Haben Sie alles erledigt? Ist noch Zeit übrig? Lagen Sie richtig mit Ihrer Schätzung? Diese Fragen helfen Ihnen dabei die Methode nach und nach für sich zu optimieren. Die Erkenntnisse lassen Sie direkt bei der Planung des nächsten Tages einfließen.

 

Welche Vor- und Nachteile hat die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode bietet viele Vorteile. Sie trägt dazu bei, dass Sie Erfolgserlebnisse bei der Arbeit verspüren und Ihren Stress reduzieren. Durch eine detaillierte Tagesplanung werden Sie effizienter und behalten den Überblick. Außerdem ist sie schnell und einfach umsetzbar. Das Besondere an der Methode sind die eingeplanten Zeitpuffer. Die sind bei vergleichbaren Methoden nicht vorgesehen, bilden aber den Arbeitsalltag realistisch ab.

 

Nachteilig ist die tägliche Betrachtung der Aufgaben in komplexeren Projekten. Außerdem wird die Schätzung der Aufgaben schwierig, wenn Sie in Teams arbeiten. Die Abhängigkeit von der Arbeitsleistung anderer ist ein schwer kalkulierbarer Faktor. Wir empfehlen, dass Sie diesbezüglich auftretende Schwierigkeiten sofort im Team besprechen.

 

Möchten Sie mehr über Zeitmanagement erfahren? Lesen Sie dazu folgende Beiträge von Leclere Solutions: Timeboxing mit Pomodoro Technik, Eisenhower Matrix, Pareto Prinzip oder sprechen Sie uns an!

 

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